Câu chuyện thật: Ác mộng sổ sách thành đòn bẩy lợi nhuận

Chị Linh – kế toán trưởng của thương hiệu thời trang A – không còn xa lạ với những ngày làm việc đến tận khuya. Mỗi đầu tháng, chị lặn ngụp trong biển file excel từ Shopee, Tiktok, Lazada, web bán hàng, Facebook, máy POS để báo cáo cho sếp góc nhìn toàn diện về doanh thu và tỷ tỷ loại chi phí từ phí sàn, phí ship, hoàn hàng, hủy hàng, phí marketing nội sàn, ngoại sàn, trợ giá sàn, khuyến mãi người bán v...v...Dù là chiến thần Excel, chị vẫn thấy việc này là ác mộng mỗi tháng vì team chỉ có mình chị. Chị muốn nghỉ việc.

A. Vấn Đề – Khi Kế Toán Trở Thành Nhân Viên Nhập Liệu

Việc không có hệ thống tập trung khiến chị Linh và đồng nghiệp đối mặt với hàng loạt vấn đề bởi công ty chỉ có một mình chị phụ trách công việc này:

❌ Mất thời gian: Mỗi tháng, đội kế toán mất ít nhất một tuần chỉ để xuất file, đối chiếu số liệu và kiểm tra chênh lệch giữa các báo cáo từ sàn và số thực thu từ ngân hàng khiến cho việc ra các quyết định kinh doanh hay thực hiện chiến dịch bán hàng đều chậm và không thể bắt kịp các thay đổi và xu hướng thị trường.

❌ Sai sót số liệu: Vì mọi thứ làm thủ công, có tháng số liệu sai lệch đến 5% doanh thu. Điều này đồng nghĩa với việc công ty có thể bị thất thoát hàng trăm triệu đến cả tỷ đồng/năm mà không ai hay biết.

❌ Thiếu cơ sở ra quyết định: Ban Giám Đốc cần báo cáo doanh thu và lợi nhuận chính xác để ra quyết định đầu tư, nhưng với cách làm hiện tại, số liệu chỉ có sau ít nhất 10 ngày. Khi báo cáo có sai sót, chị Linh lại mất thêm vài ngày kiểm tra lại. Tần suất báo cáo chỉ 01 lần/tháng cũng là vấn đề khiến cho team marketing gặp trở ngại trong việc ứng biến trong khi thị trường biến động từng ngày.

❌ Không thể tối ưu giá bán & ngân sách quảng cáo: Vì không có báo cáo kịp thời, công ty rơi vào điểm mù lợi nhuận. Trong khi team sales và marketing điên cuồng chạy theo các chương trình Flash sales, double day,... nhằm bán được nhiều hàng hoá hơn mà không nắm rõ được biên lợi nhuận có nằm trong mức an toàn hay không. Điều này khiến công ty có nguy cơ đổ tiền vào quảng cáo nhưng không tạo ra doanh thu thực sự.

Càng ngày, chị Linh càng cảm thấy quy trình này đang kéo cả công ty đi lùi. Nếu cứ tiếp tục như vậy, công ty không chỉ mất tiền mà còn mất luôn cả lợi thế cạnh tranh.

B. Hậu Quả – Mất Tiền, Mất Cơ Hội, Mất Luôn Cả Lợi Nhuận

📉 Thời gian xử lý chậm = Mất doanh thu:

Một tháng, công ty có hơn 5.000 đơn hàng từ các sàn thương mại điện tử. Nếu mỗi đơn hàng có sai sót nhỏ 10.000 - 20.000 đồng, thì tổng cộng công ty có thể mất hơn 1 tỷ đồng/năm.

Nếu chị Linh có thể thông báo sớm, đẩy traffic qua kênh Facebook thay vì kênh sàn thương mại điện tử vì chi phí quảng cáo facebook đang rẻ hơn việc chạy quảng cáo nội sàn sẽ giúp tối ưu được tiền đầu tư quảng cáo, tiết kiệm chi phí marketing. Phần chi phí tiết kiệm này chính là lợi nhuận của công ty.

📉 Không kiểm soát được lợi nhuận:

Dữ liệu chi phí không cập nhật kịp thời khiến công ty không biết mỗi sản phẩm thực sự lời hay lỗ. Có những sản phẩm giá bán thấp nhưng phí vận hành cao, nhưng vì không có số liệu ngay lập tức, công ty chỉ phát hiện ra khi đã lỗ nặng.

📉 Sai sót đối soát = Thất thoát tài chính:

Vì dữ liệu từ các sàn và ngân hàng không đồng bộ, có nhiều tháng công ty bị thiếu khoản thanh toán từ sàn nhưng không ai phát hiện. Khi kiểm tra lại, số tiền thất thoát lên đến 500 triệu đồng. Và đây là một vấn đề vô cùng quan trọng khiến chị Linh và ban giám đốc vô cùng đau đầu.

📉 Lãng phí chi phí quảng cáo:

Không có dữ liệu chính xác, đội Marketing chi hơn 2 tỷ đồng/năm vào quảng cáo, nhưng lại không biết chiến dịch nào đang thực sự có lợi nhuận cao. Nếu tối ưu tốt, công ty có thể giảm 15% chi phí quảng cáo, tương đương tiết kiệm 300 triệu - 500 triệu/năm.

Nhìn vào những con số này, chị Linh biết rằng công ty không thể tiếp tục vận hành như cũ. Cần một giải pháp – một hệ thống có thể tự động đối soát, cập nhật số liệu theo thời gian thực và tạo ra báo cáo chính xác.

C. Giải Pháp – Phần Mềm Quản Lý Doanh Thu Tập Trung

D. Kết Quả – Từ Mất Kiểm Soát Thành Tăng Trưởng

Chỉ sau 3 tháng triển khai, công ty đã thấy kết quả đáng kinh ngạc:

📊 Thời gian đối soát giảm 70% – từ 7 ngày xuống còn 2 ngày/tháng.

📊 Giảm sai sót tài chính từ 5% xuống dưới 1%, tiết kiệm hơn 1 tỷ đồng/năm.

📊 Doanh thu từ sàn thương mại điện tử tăng 22% do tối ưu giá bán & quản lý hàng tồn tốt hơn.

📊 Chi phí quảng cáo giảm 15%, giúp công ty tiết kiệm hơn 300 - 500 triệu đồng/năm.

📊 Tăng lợi nhuận ròng từ 7% lên 12% trong 6 tháng nhờ kiểm soát tốt chi phí.

E. Tổng kết

Hệ thống báo cáo dữ liệu KH giúp cho việc tiết kiệm thời gian nhập liệu, hạn chế các sai sót tài chính, tối ưu chi phí → tăng doanh thu, tăng lợi nhuận nhờ:

a. Thời gian đối soát chi phí giảm giúp nâng cao chất lượng các hoạt động tài chính khác của phòng kế toán.

b. Tối ưu được chi phí thông qua kiểm soát tồn kho để tăng doanh thu.

c. Tối ưu được lợi nhuận thông qua việc kiểm soát chi phí.

Việc triển khai phần mềm quản lý doanh thu không chỉ giúp chị Linh thoát khỏi những ngày tháng vùi đầu vào Excel, mà còn tạo ra giá trị kinh tế thực sự cho công ty:

✅ Kiểm soát và tăng trưởng biên lợi nhuận.
✅ Giúp Sales & Marketing tối ưu chiến lược & tăng doanh số.
✅ Ban Giám Đốc có dữ liệu chính xác để ra quyết định đầu tư hiệu quả hơn.

✅ Đề xuất các phương án hợp lý để tối ưu số thuế phải nộp mà vẫn tuân thủ quy định (ví dụ: phân bổ chi phí hợp lý, tận dụng ưu đãi thuế).

✅ Tuân thủ các quy định thuế hiện hành, tránh bị xử phạt do kê khai sai hoặc chậm nộp thuế.

✅ Theo dõi các chính sách thuế thay đổi, đặc biệt là với hoạt động TMĐT (như thuế GTGT đối với các giao dịch xuyên biên giới).
✅ Giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền hiệu quả hơn, đặc biệt với các hoạt động thanh toán từ sàn TMĐT và đối tác trung gian.

✅ Xây dựng dự báo tài chính để lên kế hoạch phát triển, mở rộng kênh bán hàng phù hợp với tình hình thuế.

Nhìn lại, chị Linh nhận ra một điều: Dữ liệu không chỉ là con số, mà là tiền bạc, là lợi nhuận, là sự sống còn của doanh nghiệp.

Bạn có chắc mình đang không để thất thoát doanh thu chỉ vì dữ liệu rời rạc? 🚀

📩 Liên hệ ngay để được tư vấn giải pháp đồng bộ kho hàng tối ưu.