Case Study 08: Giải pháp kết nối: Đồng bộ tồn kho Nhanh và Pancake
Câu chuyện của R: Từ sai lệch dữ liệu đến đồng bộ thời gian thực – chỉ với một thay đổi nhỏ
R là một thương hiệu thời trang có đội CSKH năng động, sử dụng Pancake để chat Facebook nhờ vào giao diện tiện lợi và các tính năng quản lý vượt trội. Song song, họ vận hành đơn hàng và tồn kho trên Nhanh.vn, một hệ thống mạnh mẽ về quản trị. Tuy nhiên, chính vì hai nền tảng này không được kết nối trực tiếp, nên R thường xuyên rơi vào tình huống "dở khóc dở cười".A. Tình huống 1: Chốt đơn xong mới phát hiện... hết hàng
Trước đây, khi khách hàng nhắn tin hỏi mua sản phẩm, nhân viên R nhanh chóng tư vấn và lên đơn ngay trên Pancake. Việc kiểm tra tồn kho được thực hiện sau đó – bằng cách tra lại trên Nhanh.
Và rồi… sản phẩm đã hết hàng.
| Tiêu chí | Trước khi dùng phần mềm đồng bộ | Sau khi dùng phần mềm của Bluecore |
| Cách chốt đơn | Nhân viên chốt đơn ngay khi khách nhắn | Nhân viên vừa chat vừa thấy tồn kho thực tế trên Pancake |
| Kiểm tra tồn kho | Làm sau khi lên đơn → dễ sai | Tồn kho cập nhật theo thời gian thực từ Nhanh |
| Rủi ro | Đơn phải huỷ do hết hàng | Đơn được đảm bảo chính xác ngay khi chốt |
| Trải nghiệm khách hàng | Bị huỷ đơn → khó chịu, giảm niềm tin | Nhận đơn nhanh – hài lòng, dễ quay lại |
| Tác động vận hành | Mất thời gian xử lý sự cố, dễ xung đột với khách | Vận hành trơn tru, giảm khiếu nại |
| Doanh thu | Mất cơ hội bán hàng | Tăng tỷ lệ đơn thành công |
B. Tình huống 2: Lên đơn đúng lúc, sai lệch về sau
R cố gắng khắc phục bằng cách cho nhân viên kiểm tra tồn kho trước khi lên đơn. Nhưng vấn đề lại xảy ra ở bước tiếp theo.
Mỗi ngày, đội vận hành xuất đơn từ Pancake ra file Excel, sau đó nhập vào Nhanh để tạo đơn hàng loạt.
Quá trình này nếu làm thủ công, diễn ra 3–4 lần/ngày, tổng thời gian hơn 2 tiếng xử lý file.
Câu chuyện diễn ra hàng ngày:
Thời gian xuất đơn này chỉ đến tầm 6-7 giờ tối những ngày trong tuần.
Team bán hàng thì nhận inbox và tư vấn, chốt đơn khách lại làm việc đến 10 giờ tối. Nghĩa là đơn sau 7 giờ tối đến 10 giờ tối thì sáng hôm sau được tạo.
Điều này khiến cho số liệu tồn kho trở thành vấn đề lớn bởi vì trong chính khoảng thời gian chờ này thì có khi hàng đã hết sạch rồi do ưu tiên đơn hàng từ kênh web được trừ tồn kho trước so với các đơn chốt thủ công.
Độ trễ giữa các bước chính là một vấn đề vô cùng lớn, khiến cho các đơn hàng chốt qua inbox được cập nhật vào Nhanh thì có những sản phẩm đã không còn hàng.
Kết quả: vẫn phải huỷ đơn. Khách lại không hài lòng. Công sức xử lý đơn lại uổng phí.
| Tiêu chí | Trước khi dùng phần mềm đồng bộ | Sau khi dùng phần mềm của Bluecore |
| Cách chốt đơn | Đã kiểm tra tồn kho trước khi lên đơn | Vẫn kiểm tra tồn kho nhưng tự động và tức thời |
| Xử lý đơn hàng | Xuất đơn từ Pancake → Excel → nhập vào Nhanh (mỗi ngày 3–4 lần) | Đơn tự tạo trong Nhanh ngay khi lên đơn Pancake |
| Thời gian xử lý | ~2 tiếng/ngày để chuẩn bị file và đồng bộ thủ công | Tiết kiệm hoàn toàn thời gian vận hành |
| Rủi ro | Khi nhập file vào Nhanh thì hàng đã hết → đơn huỷ | Không còn sai lệch → đơn luôn chính xác |
| Trải nghiệm khách hàng | Khách bị huỷ đơn muộn, bức xúc vì chờ đợi | Đơn lên và xử lý mượt, khách hài lòng từ đầu |
| Hiệu quả công việc | Tốn sức, dễ lỗi khi thao tác file | Tự động hoá hoàn toàn, tăng năng suất |
C. Thiệt hại không nhìn thấy ngay, nhưng âm thầm tích tụ:
- Doanh thu mất đi từ các đơn bị huỷ
- Tốn chi phí nhân sự cho các công việc lặp lại, không tạo giá trị
- Khách hàng rời bỏ, ảnh hưởng đến thương hiệu lâu dài
- Vận hành thiếu ổn định, cản trở mở rộng quy mô
D. Giải pháp của Bluecore: Một thay đổi nhỏ – một bước tiến lớp
Khi R triển khai phần mềm đồng bộ giữa Pancake và Nhanh do Bluecore phát triển, mọi thứ thay đổi:
- Tồn kho được cập nhật theo thời gian thực ngay trong giao diện Pancake
- Nhân viên có thể tự tin tư vấn và chốt đơn đúng sản phẩm còn hàng
- Đơn hàng được tạo tự động trong Nhanh ngay khi lên đơn trong Pancake – hoàn toàn không cần xử lý file
- Không còn đơn huỷ vì lệch dữ liệu
- Tiết kiệm ~60 giờ mỗi tháng cho bộ phận vận hành
Từ một nỗi đau âm thầm, R đã biến nó thành một lợi thế vận hành thực sự. Và câu chuyện này có thể cũng đang xảy ra tại doanh nghiệp của bạn, chỉ là chưa nhìn thấy được rõ thiệt hại.
👉 Đừng để những đơn huỷ nhỏ làm rò rỉ doanh thu lớn.
Hãy để Bluecore giúp bạn kết nối dữ liệu, tiết kiệm thời gian và tăng tỷ lệ đơn thành công – từ hôm nay.